DAĞINIK BELGELERDEN TEK DOSYAYA
Hakem sürecini daha hızlı, düzenli ve eksiksiz belgeleyin.
ODİS bağımsız ve ücretsiz bir yardımcı araçtır; TR Dizin veya TÜBİTAK tarafından hazırlanmış resmî bir uygulama değildir.
Akademik dergicilikte bir makalenin yayımlanması yalnızca bilimsel değerlendirmeden ibaret değildir. İlk başvuru dosyasından hakem raporlarına, düzeltme metinlerinden değerlendirme tarihlerine kadar bütün sürecin düzenli biçimde kaydedilmesi ve gerektiğinde sunulabilmesi gerekir.
Bu zorunluluk, özellikle TR Dizin’e başvuran veya TR Dizin kapsamında değerlendirilen dergiler açısından daha da önemlidir. Çünkü TR Dizin, belirlenen makalelere ait hakem değerlendirme sürecinin bütünlüklü biçimde sunulmasını istemektedir.
TR Dizin hakem süreç dosyasında neleri görmek istiyor?
TR Dizin’in güncel ölçütlerine göre ilgili makale için tüm hakem değerlendirme sürecini gösteren tek bir PDF dosyası hazırlanmalıdır. Dosyada şu bilgi ve belgelerin bulunması beklenir:
- Makalenin ilk başvuru yapılan hâli,
- Birinci hakem görüşü,
- İkinci hakem görüşü,
- Varsa üçüncü hakem görüşü ve diğer değerlendirme turları,
- Yazara iletilen düzeltmeler, düzeltilmiş makale veya yazar cevapları,
- Hakemlerin adları ve kurumları,
- Değerlendirme tarihleri,
- Mümkünse imzalı hakem raporları.
Bu nedenle hakem raporlarını saklamak kadar, bütün süreci doğru sırayla ve eksiksiz şekilde belgelemek de editoryal yönetimin önemli bir parçasıdır.
DergiPark’tan OJS’ye: görünmeyen editoryal iş yükü
DergiPark gibi bütünleşik dergicilik sistemlerinde başvuru, hakem atama, değerlendirme ve düzeltme aşamalarına ait kayıtlar sistem içinde daha düzenli biçimde izlenebilir. Buna karşılık OJS ve benzeri altyapıları kullanan veya hakemlik sürecinin bir bölümünü e-posta ve farklı dosyalar üzerinden yürüten dergilerde, TR Dizin’e sunulacak hakem süreç dosyasının ayrıca ve çoğu zaman elle hazırlanması gerekir.
Editörün karşısına bu aşamada çoğu zaman dağınık bir dosya yığını çıkar: İlk başvuru makalesi Word dosyasıdır; birinci hakem raporu taranmış PDF’dir; ikinci hakemin görüşleri başka bir Word belgesindedir; yazarın düzeltme metni farklı bir klasörde saklanmıştır. İkinci değerlendirme turu ayrı dosyalardadır veya sürece katılan üçüncü hakemin raporu gözden kaçmıştır.
Üstelik bazı raporlarda hakem adı, kurum bilgisi ya da değerlendirme tarihi görünmeyebilir. Bütün bu belgeleri bulmak, uygun formata dönüştürmek, doğru sıraya yerleştirmek, kapak ve içindekiler sayfası hazırlamak, sayfa numarası vermek ve son olarak eksik belge kontrolü yapmak ciddi zaman alır.
Sorun yalnızca zaman kaybı değil
Yanlış sıralanan, eksik bırakılan veya değerlendirme sürecini bütünüyle göstermeyen belgeler, derginin hakemlik sürecinin sağlıklı biçimde incelenmesini zorlaştırabilir. İyi yürütülmüş bir hakemlik sürecinin eksik belgeler nedeniyle yeterince görünür olmaması, editörler ve yayın kurulları açısından önlenebilir bir risktir.
Eksik bir belge neden önemli?
TR Dizin, başvuru ve değerlendirme sürecinde istenen dergi sayıları ile hakem raporlarının zamanında ve eksiksiz yüklenmesini şart koşmaktadır. Resmî açıklamalarda, bunlardan herhangi birinin eksik olması durumunda derginin değerlendirmeye alınmayabileceği ve ilgili yıl için reddedilebileceği belirtilmektedir.
Dolayısıyla hakem süreç dosyası yalnızca teknik bir yükleme işlemi değildir. Derginin bilimsel değerlendirme sistemini, hakem katkısını ve editoryal sürecin izlenebilirliğini gösteren önemli bir kanıttır.
ODİS bu ihtiyaca nasıl cevap veriyor?
Bu ihtiyacı karşılamak amacıyla TR Dizin Hakem Süreç Dosyası Hazırlama Robotu (ODİS) geliştirildi. ODİS; ilk başvuru makalesini, hakem raporlarını, düzeltme belgelerini ve değerlendirme sürecine ait diğer dosyaları tek, düzenli ve sayfa numaralı bir PDF belgesinde birleştiren ücretsiz bir yardımcı araçtır.
Uygulama PDF, Word (.docx) ve fotoğraf dosyalarını destekler. Editörün dosyaları tek tek başka programlarda dönüştürmesine gerek kalmadan farklı biçimlerdeki belgeler aynı çalışma içinde kullanılabilir.
Kullanmak için teknik bilgi gerekmiyor
- Dergi ve makale bilgileri kapak alanına yazılır.
- Hakemlerin adları, kurumları ve değerlendirme tarihleri girilir.
- İlk başvuru makalesi, hakem raporları ve düzeltme belgeleri sürüklenip ilgili alanlara bırakılır.
- Her belgenin türü ve değerlendirme turu seçilir.
- Eksik belge kontrolü incelenir.
- Tek PDF oluşturulur.
Uygulama, yüklenen belgeleri belirlenen sıraya göre düzenler; kapak sayfası, içindekiler ve sayfa numaralarını otomatik olarak oluşturur. Birinci ve ikinci hakemin yanı sıra gerektiğinde üçüncü hakeme ait değerlendirmeler de sürece eklenebilir. Birden fazla değerlendirme turu bulunan makalelerde her belge ilgili hakem ve tur bilgisiyle sınıflandırılabilir.
Eksik belgeyi dosyayı hazırlarken görebilmek
ODİS’in önemli özelliklerinden biri yalnızca belgeleri birleştirmesi değil, hazırlık sırasında eksikleri görünür hâle getirmesidir. İlk başvuru makalesi eklenmemişse, zorunlu hakem raporlarından biri bulunmuyorsa veya gerekli bilgiler tamamlanmamışsa kullanıcı bunu dosyayı oluşturmadan önce görebilir.
Bu kontrol sayesinde editörler yüzlerce sayfalık birleştirilmiş PDF’yi baştan sona tekrar incelemek zorunda kalmadan hangi belgenin eksik olduğunu daha kolay fark edebilir. Son kontrol ve güncel TR Dizin ölçütlerine uygunluk sorumluluğu yine dergi editörlüğüne aittir; ODİS ise kontrol edilmesi gereken unsurları tek ekranda göstererek hata ihtimalini azaltmaya yardımcı olur.
Editörler için zaman ve standart kazancı
Hakem süreç dosyasının elle hazırlanması; dosya arama, dönüştürme, birleştirme, sıralama ve kontrol aşamaları nedeniyle uzun sürebilir. Bu işlem birden fazla makale için tekrarlandığında editoryal iş yükü daha da artar.
ODİS ile belgelerin sürüklenip bırakılması ve gerekli alanların doldurulması yeterlidir. Böylece teknik dosya hazırlama işlemlerine ayrılan süre azalırken standart bir dosya yapısı oluşturulur; hakem ve tarih bilgileri görünür olur; çoklu hakem ve değerlendirme turları izlenebilir; eksik belgeler daha kolay fark edilir.
Belgeler cihazınızda işleniyor
Hakem raporları ve yayımlanmamış makaleler gizlilik taşıyan belgelerdir. Bu nedenle ODİS’e eklenen dosyalar bir sunucuya gönderilmez. Birleştirme ve PDF hazırlama işlemleri kullanıcının kendi tarayıcısında ve cihazında gerçekleştirilir; hazırlanan PDF doğrudan kullanıcının bilgisayarına indirilir.
ODİS’i ücretsiz kullanın
Uygulamayı tarayıcıda açabilir veya desteklenen cihazlarda uygulama olarak kurabilirsiniz.
Hata, eksiklik ve geliştirme önerileri: salihkimki@gmail.com
Bir Cevap Yazın